স্টেটমেন্ট অব পারপাস বা সংক্ষেপে এস.ও.পি (SOP) নিয়ে গ্রেকের পূর্ণাঙ্গ একটি আর্টিকেল আছে এখানে। আর একটি নমুনা এসওপি’র বিভিন্ন অংশ বিশ্লেষণ করে আরেকটি আর্টিকেল রয়েছে এখানে। তথ্যসমৃদ্ধ দুইখানা আস্ত আর্টিকেল থাকার পরও তিন নম্বর আরেকটা আর্টিকেলের অবতারণার উদ্দেশ্য একটাই, এসওপি লেখার সময় বিশেষ কিছু করণীয় ও বর্জনীয় বিষয়কে তালিকাবদ্ধ করা। রিভিউ করার জন্য অনেকে বিভিন্ন সময় আমাকে তাদের এসওপি পাঠিয়ে থাকেন। অধিকাংশ ক্ষেত্রেই সময়ের অভাবে আমি অনেকের এসওপি পড়ে উঠতে পারি না। সেই তাড়না থেকে সিদ্ধান্ত নিলাম, একদম সহজ ভাষায় কিছু কথা গুছিয়ে লিখলে কেমন হয়।
আমি ধরে নিচ্ছি, আপনি এসওপি’র বেসিক বিষয়গুলো জানেন। না জানলে উপরে দেওয়া দুটি লিংক থেকে একটু ঢুঁ মেরে আসুন, লিংকগুলো নতুন ট্যাবে ওপেন হবে।
সবার আগে প্রাতিষ্ঠানিক অর্জনের একান্ত ব্যক্তিগত তালিকা
একটা কাগজ আর কলম নিয়ে বসে যান। অথবা কম্পিউটারের মাইক্রোসফট এক্সেল বা গুগল ড্রাইভের স্প্রেডশিটের মধ্যেও করতে পারেন। ঠান্ডা মাথায় ভেবে বের করুন সারা জীবন আপনি কি কি উল্লেখযোগ্য কাজ করেছেন। কিচ্ছু বাদ দেবেন না, যত ফালতু আর হাস্যকরই হোক। লজ্জা টজ্জা দূরে ফেলে কনফিডেন্টলি লিখে যান; এটার খোঁজ আপনি ছাড়া কেউ কখনো পাবে না। নীচের ছবিতে এরকম একটা কাল্পনিক তালিকার অংশবিশেষ দেওয়া হলো।
প্রথম ড্র্যাফট হবে এলোমেলো তথ্যের জটলা
যেহেতু ব্যক্তিগত অর্জনের তালিকা আপনার করা হয়ে গেছে, এর মানে হচ্ছে আপনার কাছে নিজের সব তথ্য সুন্দর করে সাজানো আছে। এবার এটা দিয়ে আপনি তো বটেই, আপনার শত্রুও আপনার পক্ষে স্ট্যান্ডার্ডাইজড এসওপি দাঁড় করাতে পারবে। এবার ওই তালিকা থেকে চুম্বক অংশ হিসাবে ৫-৭ টি ঘটনা আলদা করে ফেলুন। মনে রাখবেন, কী ঘটনা ঘটেছে তা গুরুত্বপূর্ণ না, গুরুত্বপূর্ণ হলো আপনি সেই ঘটনায় নিজের কোন গুণটার প্রয়োগ করেছিলেন। কিছু সাবজেকটিভ (subjective) উদাহরণ হতে পারে:
- পিচ্চিকাল থেকেই গুলতি দিয়ে পাখি মারতে পছন্দ করতাম>> গুলতি কিভাবে কাজ করে ভাবতাম >> I have always fascinated at nature’s interplay of forces and men’s endless effort to harness the power for their welfare.
- স্কুল লাইফে ক্লাসের মনিটর ছিলাম, আমার কাজই ছিল ক্লাসে স্যার ঢোকা মাত্র কে কে ক্লাসে গ্যাঞ্জাম করেছে তাদের তালিকা স্যারকে দেওয়া। সবাই আমাকে বলতো আমি নাকি নালিশ করে বালিশ পাই >> I have always been proactive in community responsibilities
- ভার্সিটি লাইফে নানান কাজে ব্যাস্ত থাকতাম বলে থিসিস টিসিস করার কথা ভাবিনি>> একবার ফার্সট বয়কে চেপে ধরলাম সে কিসের উপর কাজ করছে বোঝানোর জন্য >> টানা দশ দিন ঘোরানোর পর ব্যাটা আমাকে একদিন তার ল্যাবের যন্ত্রপাতি দেখার সুযোগ দিয়েছিল >> My persistent curiosity to explore research methodology ….
প্রথম ড্র্যাফটের মধ্যে ঘটনাগুলোকে সাজাতে হবে ধারাবাহিকতা রক্ষা করে। মানে, আপনি কিসের পরে কি করেছেন তার বিবরণ। ভাষার সৌন্দর্য বা বাগাড়ম্বর শব্দপ্রয়োগ নিয়ে এখনই ভাবার দরকার নেই, শুধু কাঠামোটা দাঁড় করান। কাঠামোতে কী কী থাকবে তা নীচের ছবিতে দেখালাম:
প্রথম প্যারাগ্রাফটি লিখবেন সবার শেষে
লক্ষ্য করুন, কাঠামোর মধ্যে ঘটনার ধারাবাহিকতা থাকা জরুরী। যেহেতু মানুষ প্রথম প্যারা কিভাবে লিখবে, কিভাবে তার অমূল্য এসওপিটির ভূমিকা লিখবে তাই নিয়ে গালে হাত দিয়ে অনেক সময় নষ্ট করে, আমরা ফার্সট ড্র্যাফ্ট লেখার এই ধাপে প্রথম প্যারাটা ইচ্ছা করেই বাদ রেখে দিলাম।
অন্যের এসওপি’র লেখা চুরি থেকে সাবধান
মনে রাখবেন, ভুলেও ইন্টারনেট থেকে পাওয়া এসওপি থেকে কোন কিছু কপি পেস্ট করতে যাবেন না। খুব সহজ ভাষায় বিপদটা বোঝার চেষ্টা করুন: যেহেতু এটা আপনি গুগল সার্চ করে পেয়েছেন (বা ফেইসবুকের কোন গ্রুপ থেকে), আপনার মতো আরো ডজন খানেক বান্দা এই একই জিনিস খুঁজে পয়েছেন। আপনার কাছে ওই এসওপির যে বিশেষ লাইনগুলো মনের মধ্যে আর্দ্র একটা আবেগ উথলে এনেছে বলে আপনি কপি করতে চাচ্ছেন, ওই একই লাইন কিন্তু বাকীদেরও আকর্ষণ করছে। সুতরাং আপনি হয়ত সরল মনে কপি পেস্ট করে সুন্দর মতন এসওপিটা জমা দিয়ে দিলেন, কিন্তু বুঝতেই পারলেন না আপনার মতোই আরেক কুঁড়ে স্টুডেন্ট ওই একই বস্তু নকল করে বসে আছে। অ্যাডমিশন কমিটিতে যদি বিষয়টা একবার ধরা পড়ে, তাহলে ঘোরতর বিপদের সম্ভাবনা আছে। সুতরাং, নিজে নিরাপদ থাকার জন্য এবং মনের শান্তির জন্য আরেকজনের এসওপি থেকে কপি পেস্ট করার আইডিয়া বাদ দিন।
লেখা চুরির আরো কয়েকটা বিপদ:
- আপনার নিজের লেখার স্বতন্ত্র একটা ঢং বা কায়দা আছে। আপনি হয়ত পুরো এসওপিটা নিজে লিখেছেন, কিন্তু হঠাৎ উপসংহারের আগের প্যারায় নেটঘেঁটে পাওয়া আরেকজনের অমৃতবচন বসিয়ে দিলেন। আপনার নিজের কাছে সবকিছু নরমাল মনে হলেও নিরপেক্ষ কেউ পড়তে গেলে ঠিকই ওই খাপছাড়া অংশটা ধরে ফেলবে।
- এসওপি লেখার কোন পরম-সঠিক (absolutely correct) নিয়ম নেই। এসওপিতে বড়জোর বিষয়বস্তুর ধারাবাহিকতার একটি কাঠামো থাকতে পারে, কিন্তু আরেকজন যেভাবে লিখেছে আপনাকে ঠিক সেভাবেই লিখতে হবে তা কিন্তু না। এ জন্য অন্যের এসওপি পড়ার সময় সতর্ক থাকতে হবে যাতে সেটা আপনাকে প্রভাবিত করে না ফেলে। অন্য ফিল্ডের কারো এসওপি দেখে প্রভাবিত হলে তার ফল আরো খারাপ হতে পারে।
মূল উদ্দেশ্য হলো এসওপিকে পুরোপুরি মৌলিক রাখা, আরেকজনের লেখার শব্দ বা ভাব যাতে প্রতিফলিত না হয় সেদিকে লক্ষ্য রাখা।
ধারে কাটবেন না ভারে কাটবেন?
ভার বা ওজনের গুণে কাটা মানে হলো অ্যাকাডেমিক ও রিসার্চের দখলের দিক দিয়ে খুবই ভালো প্রোফাইলের অধিকারী হওয়া। সাদামাটা কথা দিয়ে শুধু জিপিএ, প্রকাশনা এবং সায়েন্টিফিক কনফারেন্সে প্রেজেন্টেশনের ঘটনা পরিবেশন করলে তাতে বাড়তি মশলার দরকার হয় না। কিন্তু বাস্তবতা হলো, শতকরা পঁচানব্বইজনেরই প্রোফাইল হয়ত ওরকম উচ্চমার্গীয় হবে না। তাদের জন্য দরকার অত্যন্ত কৌশলে ধার বাড়িয়ে এসওপি লেখা।
পছন্দের কঠিন শব্দগুলোর অপপ্রয়োগ করবেন না
যেহেতু আমাদের মাতৃভাষা ইংরেজী না, স্বাভাবিক ভাবেই আমরা চাইবো নিজেদের ভোকাবুলারির ভান্ডারে মজুদ শব্দগুলো সুন্দর করে প্রয়োগ করে এসওপি’র ভারিক্কি বাড়াতে। কঠিন কঠিন জিআরই ওয়ার্ডের প্রতি অনেকের আসক্তি থাকে, সুযোগ পেলেই বাক্যের কোন একটা চিপার মধ্যে শব্দটাকে ঢুকিয়ে দেওয়ার চেষ্টায় থাকেন । মনে রাখতে হবে, আপনার উদ্দেশ্য হলো পাঠককে আপনার কথা সুন্দর করে বোঝানো, বিভ্রান্ত করা নয়। সুতরাং হাত নিশপিশ করলেও নিজের পছন্দের কঠিন শব্দগুলো অহেতুক ব্যবহার এড়িয়ে চলুন।
প্রতিষ্ঠান, শিক্ষাব্যবস্থা বা দেশের সমালোচনা করবেন না (কমপ্লেইন না করা একটি মানবিক গুণ)
ধরা যাক, আপনার আন্ডারগ্র্যাড লেভেলে কোন প্রজেক্ট ছিল না, এবং তার কারণ হলো শিক্ষক সংকটের কারণে আপনাদের শেষ সেমিস্টারে ডিপার্টমেন্টের পক্ষ থেকে এগুলো করানো সম্ভব হয়নি। বিশ্ববিদ্যালয় খুবই অন্যায় কাজ করেছে মানলাম। কিন্তু সেই নালিশ হাজার মাইল দূরের বিদেশীদের কাছে আদৌ কি করার কোন লাভ আছে? নাহ, নেই। বরং সমূহ ক্ষতির সম্ভাবনা রয়েছে। আপনি যখন আপনার সাবেক প্রতিষ্ঠান, চাকুরীদাতা, সহকর্মী বা ল্যাবের সুযোগ সুবিধা নিয়ে হবু চাকুরীদাতার কাছে অভিযোগ করেন, তারা বিষয়টাকে অপেশাদারীত্ব হিসাবে ধরে নেয়। বরং, আপনার অবস্থান হওয়া উচিত আপনি একইসাথে রিসোর্সের সীমাবদ্ধতাকে পজিটিভ ভাবে উল্লেখ করছেন এবং সেইসাথে নিজের পক্ষ থেকে সর্বোচ্চ চেষ্টা ও অর্জনগুলোকেও ঘোষণা করছেন। বাক্যগুলো দেখুন:
- আসল ঘটনা: The malfunctioning HPLC instrument was sitting abandoned. The department took no initiative to fix it. Though I finalized the experimental design long ago, the study is still postponed [মানে আমার কোন দোষ নাই].
- এটাকে সুন্দর করে বলুন: Since the only HPLC instrument of our department was malfunctioning, I redesigned the entire experimental procedure with an alternative separation technique [মানে আমি হাত গুটিয়ে বসে থাকিনি].
এরিয়া অব ইন্টারেস্ট প্রশস্ত রাখুন
উপরে এসওপি’র কাঠামোর ছবিতে দেখানো ৩ নম্বর পয়েন্টের মধ্যে আপনাকে উল্লেখ করতে হবে উচ্চশিক্ষা ও গবেষণার জন্য আপনার সাবজেক্টের কোন বিশেষায়িত অঞ্চলে আপনি আগ্রহী। এখানে আপনাকে যতটা সম্ভব কৌশলী হতে হবে। আপনার এরিয়া অব ইন্টারেস্ট যেন এমন কোন কিছুতে না হয় যা ওই বিশ্ববিদ্যালয়ে মাত্র এক-দুই জন প্রফেসরের ল্যাবে করা হয়। হ্যাঁ, এটা করতে পারেন, যদি ওই প্রফেসর আগে থেকে আপনাকে সবুজ সংকেত দিয়ে থাকেন (এ বিষয়ে পরে আসছি)। নিজের আগ্রহের ক্ষেত্র যতটা সম্ভব প্রশস্তভাবে পরিবেশন করুন। নিজে ফার্মেসির ছাত্র ছিলাম বিধায় আমার জন্য অন্য সাবজেক্টের উদাহরণ টানা একটু কষ্টকর। বরং ফার্মেসির একটা উদাহরণ দেই। ধরা যাক, কোন গ্র্যাজুয়েট প্রোগ্রামে:
- ৫ জন প্রফেসর আছেন যারা নিউরো নিয়ে কাজ করছেন (স্ট্রোক, ব্লাড-ব্রেইন ব্যারিয়ার, এপিলেপ্সি, অ্যালজেইমার ইত্যাদি)
- ২ জন কাজ করছেন ফার্মাসিউটিক্স নিয়ে (ওরাল প্রোটিন ডেলিভারি, ট্রান্সডার্মাল ড্রাগ ডেলিভারি)
- ৭ জন আছেন যারা ক্যান্সারের নানা শাখায় কাজ করছেন
এখন আপনি যখন এই প্রোগ্রামটা টার্গেট করবেন, চেষ্টা করুন অভ্যন্তরীণ কোন খবর জোগাড় করা যায় কি না, যে কোন ল্যাবে ওপেনিং আছে বা কোন ল্যাব থেকে গত/আগামী সেমিস্টারে স্টুডেন্ট বের হয়েছে/হবে। ধরা যাক ক্যান্সারের দুই প্রফেসর আর নিউরো’র এক প্রফেসরের ল্যাবে ওপেনিং হবে বলে আপনি জানতে পারলেন। তাহলে এসওপি’র মধ্যে অবশ্যই কায়দা করে নিজের আগ্রহ ক্যান্সার ও নিউরোভাস্কুলার ডিজঅর্ডার এভাবে প্রশস্ত করে লিখতে পারেন। আর যদি আগে থেকে কোন তথ্য জানার সুযোগ না থাকে তাহলে ফ্যাকাল্টিদের সংখ্যা অনুপাতে তাদের কাজের ক্ষেত্র ধরে আপনার নিজের এরিয়া অব ইন্টারেস্ট উল্লেখ করুন (কিভাবে জানবেন প্রফেসরের আসল প্রোফাইল?)। মূল কথা: আপনার একটা অ্যাডমিশন দরকার, যে কোন নির্দিষ্ট এরিয়াতেই হোক না কেন। একাধিক জায়গা থেকে ভবিষ্যতে অফার পাওয়া গেলে বাকীটা তখন ভাবা যাবে।
পাঁচ-অধ্যায়ের গল্প
এসওপি অতিরিক্ত বাগাড়ম্বর শব্দ বা সাহিত্যপূর্ণ হওয়া যেমন বেমানান, একদম রসকসহীন হোক সেটাও কেউ চায় না। এসওপি’র মধ্যে কোনখানে আপনার জীবনের সেরা সাফল্য বা অর্জনকে পাঁচ-অধ্যায়ের একটি গল্প হিসাবে পরিবেশন করুন। পাঁচ অধ্যায় বলতে আসলে কি বোঝাচ্ছে তা নীচের ছবি দেখলেই পরিষ্কার হয়ে যাবে।
পুরো এসওপি’র মধ্যে এরকম কাহিনী মাত্র একটি রাখলেই যথেষ্ট। দুটি হলে আরো ভালো, তবে তার বেশি নয়। কাছ থেকে লক্ষ্য করলে দেখবেন, পুরো গল্পের মধ্যে একটা নাটকীয়তা আছে: আপনি কি হতে চেয়েছিলেন, কোথায় বাধা পেয়েছিলেন, তারপর কিভাবে সেই বাধা দূর করলেন এবং সবশেষে এখান থেকে আপনি কি শিক্ষা পেলেন। আধুনিক ঈশপের গল্প, বাহ বাহ।
আপনি একজন ভালো সহকর্মী, দলনেতা এবং সকলের আস্থাভাজন
বিভিন্ন সময়ে আমাকে অনেকের এসওপি রিভিউ করে কমেন্ট করতে হয়েছে। সময়ের স্বল্পতার জন্য অধিকাংশের অনুরোধই ফিরিয়ে দিতে হয়, তারপরেও যতগুলো পড়েছি, মোটামুটি প্রত্যেকের ক্ষেত্রেই দেখেছি তারা নিজেদের বিশেষ কিছু গুণের কথা উল্লেখ করতে ভুলে যান। আপনি ভালো গান গাইতে পারেন বা ছবি তুলতে পারেন হয়ত, কিন্তু সেই প্রতিভার আপাতঃ কোন প্রয়োগ গ্র্যাজুয়েট স্কুলের গবেষণাগারে নেই। বরং একটু চিন্তা করলেই দেখবেন আপনার কাজের অভিজ্ঞতার কথা প্রত্যক্ষভাবে উল্লেখ করে পরোক্ষভাবে নিজের বিশেষ কিছু গুণের কথা তুলে আনা যায়। যেমনঃ
A valued coworker
আপনি হয়ত কোন বিশ্ববিদ্যালয়ে পড়িয়েছেন কিছুদিন, বা কোন বেসরকারী চাকুরিতে ছিলেন। চাকুরি মানেই কিন্তু আর দশজনের সাথে মিলেমিশে কাজ করা, নিজের দায়িত্ব পালন করা এবং প্রতিষ্ঠানের লক্ষ্য পূরণে সাহায্য করা। আপনার মধ্যে এই কাজের অভিজ্ঞতা জন্ম দিয়েছে “ভালো একজন সহকর্মী” এই গুণটির।
A dependable team leader
আপনার অধীনে তো কেউ না কেউ ছিল, নাকি? ইউনিভার্সিটি লাইফে শীতবস্ত্র বিতরণ বা বন্যাদূর্গতদের জন্য নিশ্চই কিছু করেছেন? ব্যাস, উল্লেখ করুন যে আপনি খুব নির্ভরযোগ্য একজন দলনেতা।
Self-motivated, proactive person
লিখে যান, যতটা পারেন গুছিয়ে টুছিয়ে।
তো, মোটামুটি এই হলো এসওপি’র উপর কিছু ভিন্ন ধরণের কথা। কোন স্পেসিফিক বিষয়ে প্রশ্ন থাকলে আর্টিকেলের নীচে প্রশ্ন করতে পারেন। আর বিস্তারিত আলোচনার জন্য আমাদের দেড় লাখ সদস্যের ফেসবুক গ্রুপ তো আছেই: fb.com/groups/grecenter
