জিআরই এবং টোফেল পরীক্ষার পর পরই বিশ্ববিদ্যালয়ে আবেদন করতে হয়। আবেদন প্রক্রিয়া শেষ করার জন্য কিছু ডকুমেন্ট দরকার হয়। যা একত্রে সাধারণত অ্যাপ্লিকেশন প্যাকেজ নামে পরিচিত। সময় মতো অ্যাপ্লিকেশন প্রসেস শেষ করার জন্য অ্যাপ্লিকেশন প্যাকেজ প্রস্তুতি এবং পাঠানো গুরুত্বপূর্ণ। সে কারনে জিআরই টোফেল দেওয়ার আগে থেকেই একটু একটু করে কিংবা বেশিরভাগ অংশ গুঁছিয়ে রাখতে পারেন।
১) অফিসিয়াল ট্রান্সক্রিপ্ট (Official Transcript):
আবেদন প্রক্রিয়ার শুরুতেই আপনার হাতে অফিসিয়াল ট্রান্সক্রিপ্ট থাকতে হবে। সাধারণত ভর্তির জন্য প্রতিটি বিশ্ববিদ্যালয় দুইটি করে ট্রান্সক্রিপ্ট চেয়ে থাকে; একটি অ্যাডমিশন অফিস এবং অন্যটি ডিপার্টমেন্টের কাজে।অন্যদিকে ভিসা ইন্টারভিউ এর সময় অ্যাম্বসিতে এক কপি প্রদর্শন করা লাগে। আবেদনের সংখ্যার উপর ভিত্তি কতোগুলো ট্রান্সক্রিপ্ট আপনার সংগ্রহে রাখবেন তার একটি হিসেব দাঁড় করাতে কতোগুলো ট্রান্সক্রিপ্ট প্রস্তুত রাখা উচিত? শিরোনামের আর্টিকেলটি পড়ে নিতে পারেন।
অফিসিয়াল ট্রান্সক্রিপ্ট: অফিসিয়াল ট্রান্সক্রিপট মানে বিশ্ববিদ্যালয় রেজিস্ট্রারারের সিল এবং স্বাক্ষরিত ট্রান্সত্রিপট। হতে পারে পারে অরিজিনাল কপির মতোই কপি অথবা ফটোকপি। অর্থাৎ, আপনার বিশ্ববিদ্যালয় যদি টাকার বিনিময়ে একের অধিক অরজিনাল ট্রান্সক্রিপ্ট কপি দিয়ে থাকে তাহলে কোনো সমস্যা নেই। আর যদি একটি মাত্র অরজিনাল কপি প্রদান করে, ক্ষেত্রে আপনাকে সেই কপিকে দরকারি সংখ্যাক কপি ফটোকপি করে নিতে হবে। অত:পর রেজিস্ট্রারের কাছ থেকে সত্যায়ন (স্বাক্ষর ও সিল) করিয়ে নিতে হবে।
২) জিআরই (GRE) এবং টোফেল (TOEFL) স্কোর:
প্রতিটি অ্যাপ্লিকেশনের সাথে আপনাকে জিআরই এবং টোফেল স্কোর পাঠাতে হবে। অধিকাংশ বিশ্ববিদ্যালয় জিআরই স্কোরের ইলেকট্রনিক কপি পাঠাতে বলবে। সাধারণত ইটিএস থেকেই একমাত্র এ ধরণের কপি প্রেরণ করা যায়। এজন্য ইটিএসকে স্কোর পাঠানোর জন্য অর্ডার করতে হবে। প্রতিটি অর্ডার পাঠানোর জন্যই আপনাকে নির্দিষ্ট পরিমাণ ফি দিতে হবে। ধরা যাক, আপনি ৩ টি বিশ্ববিদ্যালয়ে আপনার জিআরই স্কোর পাঠাবেন। তাহলে আপনার খরচ হরে (২৭x৩)=৮১ ডলার। তবে স্কোর পাঠানোর জন্য সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ বিশ্ববিদ্যালয়ের/ডিপার্টমেন্টের কোড। সাধারণত জিআরই এবং টোফেল দু’ধরণের জন্য প্রতিটি বিশ্ববিদ্যালয়ের আলাদা আলাদা কোড থাকে।
৩) এসওপি (SOP):
স্টেটমেন্ট অব পারপাস বা এসওপি। সোজা বাংলায় নিজের ব্যান্ডিং। কেন আপনি অমুক বিশ্ববিদ্যালয়ের তমুক সাবজেক্টে পড়তে চান, আপনার যোগ্যতা, আপনার ভবিষ্যৎ পরিকল্পনা-ইত্যাদি জানিয়ে ২ থেকে ৩ পৃষ্ঠার রচনা লিখতে হবে। জিআরই এবং টোফেল স্কোরের মতোই এসওপি অনেক গুরুত্বপূর্ণ। এসওপি কোনভাবেই সিভির মতো হবে না। লেখার পর অন্ত:ত দুজন সিনিয়রকে (যাদের এসওপির উপর ভালো জানাশোনা আছে) প্রুভ রিডিং করতে দিন।
মনে রাখা ভালো, অভিন্ন এসওপি সব প্রফেসরকে পাঠানো যাবে না। হিতে বিপরীত হওয়ার সম্ভাবনা সবচেয়ে বেশি। সবচেয়ে ভালো হয় কাজের সুবিধার জন্য “জেনারেল এবং স্পেসিফিক” এই দুই শ্রেণির এসওপি’র ড্রাফট তৈরি করে রাখলে। যদি প্রফেসর নির্দিষ্ট থাকলে “স্পেসিফিক এসওপি” পাঠাতে পারেন। আগে থেকে প্রফেসর নির্দিষ্ট করা না থাকলে “জেনারেল এসওপি” পাঠাতে পারেন।
৪) এলওআর (LOR):
লেটার অব রিকমেন্ডেশন বা এলওআর। সোজা বাংলায় ভর্তির সুপারিশপত্র। আমেরিকান ভার্সিটিগুলোতে অ্যাপ্লাই করলে তারা জিআরই ও টোফেলের বাইরে আপনার বিভিন্ন গুণাবলী ও পটেনশিয়াল সম্পর্কে জানেন এরকম কিছু ব্যক্তির কাছ থেকেও সুপারিশপত্র আশা করেন। সাধারণত আন্ডারগ্র্যজুয়েট প্রোগ্রামের শিক্ষক বা কিছুক্ষেত্রে আপনার চাকুরীক্ষেত্রের উর্ধ্বতন কর্মকর্তার কাছ থেকে এলওআর সংগ্রহ করা যায়।
অনেক সময় হার্ড কপি এলওআর নেয়। কোনক্ষেত্রে সরাসরি অনলাইনে চাওয়া হয়।
প্রতিটি অ্যাপ্লিকেশনের জন্য তিনটি আলাদা এলওআর লাগবে। সে কারনে আপনি যতগুলো বিশ্ববিদ্যালয়ে আবেদন করবেন সে হিসেব আগেই প্রস্তুত করে রাখতে হবে, সেভাবে কোন কোন ব্যক্তির কাছ এলওআর সংগ্রহ করবেন তাদের তালিকা করে নিতে পারেন। সে তালিকা অনুযায়ী নির্বাচিত ব্যক্তিদের আগাম জানিয়ে রাখতে পারেন। আপনার সময় সাশ্রয় হবে এবং সংগ্রহ করা সহজসাধ্য হবে।
এলওআর যদি হার্ড কপি হয়, সেক্ষেত্রেও প্রফেসর বা প্রদানকারী ব্যক্তির সিল সম্বলিত খামে সিলগালা করে নিতে হবে।
১.
জিআরই এবং টোফেল স্কোর ইটিএস থেকে সরাসরি নির্ধারিত গন্তব্যে পৌছে যাবে, তাই আপনাকে এখানে কোন ডকুমেন্ট পাঠানোর প্রয়োজন হবে না।
২.
সিলগালা করা ট্রান্সক্রিপট, এলওআর এবং আপনার এসওপি কোন বড় খামে ভরে ডিএইচএল/ফেডেক্সের মাধ্যমে পাঠিয়ে দিতে পারেন। ডকুমেন্ট পৌছাতে ৩-৭ দিন সময় লাগতে পারে।
সতর্কতা: অনেক বিশ্ববিদ্যালয় সরাসরি আপনার শিক্ষা প্রতিষ্ঠান থেকে ট্রান্সক্রিপট পাঠাতে বলতে পারে, সেক্ষেত্রে আলাদাভাবে পাঠানোই উত্তম।
এলওআর যদি ইমেইল সংস্করণ হয় তাহলে আপনি যার কাছ থেকে এলওআর নিবেন তাকে আগে থেকে জানিয়ে রাখতে পারেন। এক্ষেত্রে আপনাকে হার্ড কপি পাঠানোর দরকার হবে না।
