প্রফেসরের সাথে যোগাযোগ করার অন্যতম উপায় হচ্ছে ইমেইলে কথোপকথন। তবে আমরা সাধারণ যেভাবে কর্থাবার্তা বলি ভুলেও সেভাবে প্রফেসরের সাথে যোগাযোগ করতে যাবেন না। এতে হিতে বিপরীত হওয়ার সম্ভাবনাই বেশি। প্রফেসরের সাথে যোগাযোগ করার জন্য আপনার নির্দিষ্ট কিছু নিয়মনীতি এবং ভাষাগত মাধুর্য্য মেনে চলা উচিত। এতে করে প্রফেসর আপনার সম্পর্কে পজিটিভ ধারণা পোষণ করতে পারবেন। নিচে একটি নমুনা ইমেইলের সাহায্যে বিষয়গুলো তুলে ধরা হলো:
কিছু লক্ষ্যনীয় বিষয়:
- প্রফেসর পুরুষ নাকি মহিলা নিশ্চিত না হয়ে Dear Sir অথবা Dear Madam এরকম সম্বোধন ব্যবহার করবেন না।
- অবশ্যই ব্যবহার করা যাবে না Or-যুক্ত স্যার ও ম্যাডাম। যেমন, Dear Sir or Madam এ ধরণের সম্বোধন থেকে বোঝা যায় আপনি ঝড়ে বক মারার মতো একটা ইমেইল ছুঁড়ে মেরেছেন, প্রাপক পুরুষ না নারী তা জানার প্রয়োজন বোধ করেননি।
- সেইফ সাইডে থাকার জন্য Dear দিয়ে প্রফেসরের Last name ব্যবহার করতে পারেন। যেমন, কারো নাম Takanai Mailpadaishna, Ph.D হলে তাকে ইমেইলে Dear Dr. Mailpadaishna এভাবে সম্বোধন করতে পারেন। ভালো ইমেইল পেলে হয়ত ড. টাকা নাই মেইল পাঠাইশনা আপনার জন্য বিশেষ কোন ফান্ডিং-এর ব্যবস্থা করে ফেলতেও পারেন।
টেলিফোন করা:
আমেরিকায় খুব হরহামেশাই প্রফেসরদের হবু স্টুডেন্টরা টেলিফোন করে থাকে। অধিকাংশ আমেরিকান স্টুডেন্টের লজ্জা-জড়তা এসব অ্যালার্জি নেই। সমস্যা হয় আমাদের বাংলাদেশী বা ভারতীয় স্টুডেন্টদের। তার পরেও সরাসরি টেলিফোন করার মতো সাহস এবং মোবাইলের ব্যালেন্স সঞ্চয় করে সরাসরি ফোন করে পটাপট নিজের পরিচয় দিয়ে তার ল্যাবে কাজ করার আগ্রহ প্রকাশ করতে পারেন। শুনতে অদ্ভূত মনে হতে পারে, কিন্তু বিশ্বাস করুন, আপনার এ ধরণের অ্যাপ্রোচ সব প্রফেসরই পজিটিভ ভাবে গ্রহণ করবে। আপনার কমিউনিকেশন স্কিল যে অন্যদের চেয়ে ভালো তা ফোনের সংক্ষিপ্ত কথোপকথনেই বুঝিয়ে দিতে পারবেন।
সরাসরি সাক্ষাত:
যদি আপনি ইতোমধ্যে আমেরিকায় থেকে থাকেন, এবং গ্র্রাজুয়েট স্কুলের অবস্থান ড্রাইভের উপযোগী দূরত্বের মধ্যে হয় তাহলে সবচেয়ে ভালো হবে যদি আগে থেকে অ্যাপয়েন্টমেন্ট নিয়ে সরাসরি তার সাথে গিয়ে সাক্ষাৎ করা। এসব ক্ষেত্রে অ্যাডমিশন, ফান্ডিং হবে কি না এবং ল্যাবে কী ধরণের কাজ করতে হবে তার বিশদ ধারণা ১৫-২০ মিনিটের মিটিং-এর মধ্যেই পেয়ে যাবেন।
